一般而言，大學畢業生檔案里主要裝著高中階段和大學階段的經歷，具體包括個人簡歷、工作履歷表、學生檔案（包括學歷檔案）、單位證明、政治面貌材料（例如黨員材料）等。
人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風、德才能績、學習和工作表現等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報以及開具考研等相關證明時，需要使用到，是以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。
對于畢業生個人來說，考研、考公務員、出國、升學、結婚、生育等，都要用到檔案，否則，將無法辦理相關證明。
